本文摘自《概括力：三步學會精準表達》，作者：[日]山口拓朗，36氪經授權發布。
一個幾小時的會議，一本十幾萬字的書，如果不整理關鍵點，只是從頭到尾敘述給別人聽，十有八九會把對方搞暈。相比之下，如果你能從龐大的信息量中整理出關鍵點，并告知對方，對方一定會很開心。
前者是概括能力弱的人，后者便是概括能力強的人。
概括力是指抓住關鍵信息，順應場景，簡潔明了、有邏輯性地進行表達的能力。
概括能力強的人有一個共同點，那就是向別人傳達信息時，舍棄 90% 的信息。他們確信“只要傳達 10% 的信息，對方就會理解”，所以他們可以果斷地舍棄 90% 的信息。
表達者的這種自信，會帶給接收者莫大的安心。
在這個超信息化的社會，即便是發呆的瞬間，突如其來的信息漩渦也會把你吞沒。而“概括力”，就是讓你在復雜的信息中提煉出重點，避免噪聲和干擾，成為能夠精準溝通和精準。
概括分為三個步驟：收集信息、整理信息、傳達信息。它們沒有優劣之分，所有的過程都很重要。
整個概括過程是否順利，體現在最后一步。如果一個人可以在任何情況下都能很好地將信息傳達給對方，最終達到自己的目的，我們便可以說他的概括能力很強。然而，僅靠“傳達”是不行的，因為“傳達信息”只是整個概括過程的一部分。
第一步：收集信息——收集足夠的有效信息
其實，信息也有很多種，比如：
? 從別人那里聽到的話（包括閑聊）；
? 在會議和商談中聽到的事情；
? 現場體驗；
? 自己的五感接收到的信息；
? 在研修和研討會上學到的東西；
? 文件、公文、數據、郵件等信息；
? 報紙、書籍、雜志等媒體信息；
? 網站和社交軟件上的信息。
另外，以各種各樣的信息為導火線，自己心中產生的想法和意見，也是一種信息。同樣，基于信息的預測和假設也是信息。
如果把概括比作做飯，那信息就是食材。巧婦難為無米之炊，如果自己心里沒有信息，即使想要輸出，也無法實現。當然，如果把自己的所見、所聞、所感、所想等都當成重要信息處理的話，大腦很快就會崩潰。
盲目地收集信息反而會很危險。在這一點上，概括能力強的人一開始就能高效地進行信息處理。他們能夠快速地篩選有效信息，從而巧妙地控制信息的輸入。
第二步：整理信息——分門、排序整理信息
收集好信息后，這些信息就會儲存在人的大腦中。這時，概括能力強者和概括能力弱者就會呈現出明顯的差異。
概括能力弱的大腦不會整理信息，就如同一個人無論需要與否，總是不經選擇地將所有東西帶回家，漸漸地，地上、桌上、書架上都堆滿了雜物，房間也變得凌亂不堪。
在這樣的房間里找尋東西自然不易，要花費更多的時間、精力，甚至很多情況下會無果而終，從而給生活、工作帶來不好的影響。
與之相反，概括能力強的大腦就像整理得井然有序的房間。我從不把帶回家的東西（信息）一股腦兒地隨意扔在地上或桌子上，而是在判斷是否需要的基礎上，把不需要的東西扔進垃圾桶，把需要的東西分類收納。收納時也要安排好優先順序，基本上是把輸出概率高的東西放在前面，輸出概率低的東西放在后面，以便需要時可以高效地提取。
整理信息時，需要注意以下三點：
? 懂得取舍，獲取有效信息；
? 將信息分門別類；
? 按重要性等將信息排序。
第三步：傳達信息——簡明扼要地將信息傳達給對方
這一步就是要把儲存的信息傳達出去，也是真正考驗概括力的時候。再重要的信息，如果不傳遞給他人，便毫無意義。當我們以“說”或者“寫”的形式將這些信息傳播出去，使它們流之于社會，有助于他人時，它們才會產生價值。
在傳達信息時，最重要的便是對信息進行提煉，理想的狀態是將現有的信息刪掉九成。輸出時不僅要決定“說什么”，還要決定“不說什么”。不擅長傳達信息的人，往往容易犯“什么都說”“不考慮順序亂說”等錯誤，結果給對方造成負擔。
想必不少人知道電梯推銷，它是指一個人在乘坐電梯的極短時間內，向對方說明、演示等。因為時間非常有限，所以要充分珍惜和利用好每秒。這時，如果能舍棄九成措辭，便能呈現出最好的效果。
在實際工作中，我們很多時候都要見縫插針地傳達信息，比如工作匯報、會議、洽談等前后的短短幾十秒到幾分鐘。無論時間多還是少，如果一個人每次都能做到舍棄九成去表達，他的概括能力就很強。
上學時，我們經常做這樣的題目：閱讀下文，用 100 字左右概括主要內容。這樣的概括訓練確實有效，可以讓人學會抓住信息的要點。
但是，步入社會后我們才發現，這樣的概括技巧并不能直接派上用場。因為社會人需要的概括力是動態的，需要根據表達目的和實際情況等靈活變動，而“抓住信息的要點”只是其中一部分。
目的就是“終點”，商務場合的目標大多是獲得理想的結果。比如，提出策劃案的理想結果便是讓別人采用。所以我們要認真思考如何做才能達到目的，如何概括所獲信息才能讓策劃案被采用。
實際上，我們的大腦擁有高性能的導航系統。只要設定好目的地（終點），大腦就會開始高速運轉。
? 為了讓策劃案被采納，什么時候說最好？
? 如何表達才好？
? 展示什么優點才好？
這樣的反復思考，就意味著你在概括的過程中下了一番功夫。為了達到目的，聰明的大腦往往能夠迅速收集、整理好有效信息，并且催促身體付出必要行動。“沒有目的的概括等于畫餅充饑”，所以概括時首先要明確目的。
除了概括內容，我們還要注意將信息傳達給誰，也就是說，要明確傳達對象是誰，這一點至關重要。
如果你是房地產公司的一名市場部員工，那么市場營銷和銷售能力也是概括力的一部分。概括能力強的人在制作本公司的產品宣傳單時，會在腦海中深思熟慮“最想將這張宣傳單給誰”（目標客戶是誰）。
比如“一對 50 多歲的夫妻，想買一棟房子以安享晚年”。 有了如此具體的傳達對象，就可以好好研究一下如何概括出表達要點。針對每個目標整理出的“無論如何都要說的話”：“這棟無障礙住宅是專門針對老年人設計的，可以讓老人毫無壓力地享受老年生活。”
也就是說，通過明確聽者的身份，說話者可以概括出有感染力、沖擊力的語言。
在確定對方的身份后，必須同時考慮對方的需求，但是絕對不能盲目地猜測，因為很多情況下我們所想的可能只是單方面的想象或妄想而已。
了解對方需求的最佳方法便是與對方交談。不管對方是上司，還是客戶，我們都要勇敢地與其交談，哪怕是閑聊。在與對方交談的過程中，我們便可以慢慢地引導對方給出以下問題的答案。
? （他）想了解什么？
? （他）想做什么或者我做什么會讓他開心？
? （他）有什么煩惱？
? （他）有什么困難？
? （他）為何事感到不安？
? （他）因何事感到不滿？
? （他）有什么還未解決的問題？
? （他）有什么想要的東西？
? （他）對什么感興趣？
? （他）有什么開心的事情？
? （他）有什么想實現的目標或者想完成的夢想？
? （他）有什么即使花很多錢也想得到的東西？
收集到這些答案，便了解了這個人的需求。如果你不擅長了解他人的需求，就請先養成這樣的意識：即使是私下閑聊，也要滿足對方的興趣。
向對方傳達信息的優先順序依次為以下三點：
① 滿足對方需求的信息；
② 讓對方開心的信息；
③ 自己想傳達的信息。
很多概括能力弱的人都會優先選擇第③點，從而導致傳達效果不佳。社會人需要的概括是雙向的，并非單向。
另外，人們的需求和興趣一直都在變化，我們要隨時關注對方的語言、表情、說話的語氣、樣子等，觀察出對方當下想要的東西。
當向別人傳達某種信息時，你會預想一下對方的反應嗎？即你對對方的反應感興趣嗎？更進一步說，你是否想過對方最好能給予什么樣的回應？
其實，如果你想要達到某種目的，就不能把對方的反應交給對方，而是應該由你自己來主導。比如，在會議上提出某種想法前，你是否想過上司和同事會有何反應？如果沒有，就說明你不擅長表達。其實，人類的大腦本身具有很強的導航功能，只是你沒有將其充分發揮出來。
在會議上提出某一想法時，你想得到的理想回應是什么？“哇，這主意不錯，我們趕緊試試吧！”我想你想要的應該是類似這樣的回應。如果是的話，你就一定要下定決心：“我一定要讓他們這樣回應。”
決定對方的反應 = 描繪具體的想象
無法想象自己登上珠穆朗瑪峰的人，能登上珠穆朗瑪峰嗎？答案是：不能！
以登頂珠穆朗瑪峰為目標的登山家，不會只是想想“如果能登頂就好了”，而是抱著“一定要登頂”的強烈信念，總是清晰地描繪著自己登頂后的場景。
越是將某事具體化地想象與描繪，就越容易實現它。這個結論已經在腦科學界得到證實。此外，很多運動員也都利用意象這個心理訓練工具進行訓練，效果明顯。
我們的大腦有一個導航系統，可以引領我們實現自己想要的目標。設定“得到對方認可”這一目的（目標）時，真實地想象（決定）一下“對方做出的理想反應”，會讓我們更容易地得到想要的結果。
概括的最終目標是傳達。為此，我們要進行輸出。工作中最常見的輸出行為便是說話，而我們說話時必須考慮自己被給予的時間，比如：
? 會議上的發言時間是多少分鐘；
? 和客戶的談判時間是多少分鐘；
? 向上司匯報的時間是多少分鐘。
如果不把握好時間，我們就很有可能會沒有傳達完信息，或者在還沒說到重點時就戛然而止。
另外，一名優秀的職場人，需要充分利用好談話時間。因為“時間 = 金錢”，要知道浪費時間就是錯失良機。
有些場合并沒有規定字數，比如發送郵件。雖說沒有字數要求，但你也不能把自己想到的內容一股腦兒地全寫上去，啰啰唆唆地寫一大堆是很失禮的。特別是工作郵件，它們既要有必要的信息，又要簡潔明了。
我們上學時常回答的“閱讀下文，并概括其主要內容”之類的問題，便是對語言信息的概括。
當然，在步入社會參加工作后，我們也需要對語言信息進行概括。如果不能將別人的話或者從資料和書籍中獲得的信息進行概括，我們就很有可能會出現重大的工作失誤，引發問題。
很多場合下我們還需要對非語言信息進行概括。非語言信息是指語言和文字以外的信息，比如，我們在現場的所見、所聞、所感、所觸，這些都是廣義上的非語言信息。
此外，在人際交流中獲得的情感方面的信息等也屬于非語言信息，例如，感受到對方“生氣”“高興”等。如果不能概括出非語言信息，我們輸出時就無法傳達問題的本質和我們做事情誠意。
收集非語言信息需要觀察力。觀察人時，需要注意以下要點：
人類的主要非語言信息（部分示例）
? 眼睛：善意的眼神，不服氣的眼神，充滿敵意的眼神；
? 表情：開心的表情，憤怒的表情，明朗的表情，陰暗的表情；
? 聲音：洪亮的聲音，明朗的聲音，干脆利落的聲音，弱小的聲音，沉悶的聲音，嘈雜的聲音；
? 態度：給人積極印象或給人消極印象。這位店長說話時的表情如何？是不是雖然嘴上說著
“銷售額很好，沒什么問題”，但表情或者聲音卻很沉悶？即使表情和聲音都很明朗，也有可能是他尚未意識到危機。
因此，非語言信息和語言信息一樣重要，同樣需要認真地收集、整理、傳達。
書名：《概括力：三步學會精準表達》作者：[日]山口拓朗 出版社：中信出版集團
[日]山口拓朗：
曾為記者、出版社編輯，2002年成立獨立的工作室，22年間共寫過3000余篇文章，目前通過演講、研修等活動向更多的人傳授溝通、寫作的技巧和方法。著有暢銷書《如何寫出一篇好文章：不動筆就能學會寫文章的訓練法》《好好接話》。
